Daten­schutz
erklärung.

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze ist:

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Erbringung unserer Leistungen notwendig und durch eine Rechtsgrundlage gedeckt ist. Es gelten folgende Grundsätze nach Art. 5 DSGVO:

• Rechtmäßigkeit & Transparenz — Verarbeitung nur auf klarer Rechtsgrundlage
• Zweckbindung — Daten nur für festgelegte, legitime Zwecke
• Datenminimierung — Erhebung beschränkt auf das notwendige Maß
• Richtigkeit — Unrichtige Daten werden unverzüglich berichtigt oder gelöscht
• Speicherbegrenzung — Löschung nach Wegfall des Verarbeitungszwecks
• Integrität & Vertraulichkeit — Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen

Für die Kommunikation über WhatsApp nutzen wir die WhatsApp Business Cloud API, bereitgestellt von Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland.

Zweck der Verarbeitung

• Entgegennahme eingehender Sprachnachrichten von Kunden und Kontakten
• Automatisierte Transkription der Sprachnachricht in Text (via OpenAI Whisper)
• Ermittlung des zuständigen Ansprechpartners anhand der Absender-Telefonnummer
• Weiterleitung des Transkripts als E-Mail-Protokoll an den ermittelten Ansprechpartner
• Protokollierung des Kommunikationsvorgangs zur Nachvollziehbarkeit

Verarbeitete Daten

• Telefonnummer (WhatsApp-ID) des Absenders
• Sprachnachricht (Audiodatei) als Rohdaten
• Transkription der Sprachnachricht als Text
• Zeitstempel der Nachricht

Rolle von Meta

Meta verarbeitet Nachrichtenmetadaten als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO sowie in Teilen als gemeinsamer Verantwortlicher. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit Meta. Datenschutzerklärung: whatsapp.com/legal/privacy-policy

Wir nutzen den WhatsApp-Kanal ausschließlich als eingehenden Kommunikationskanal. Es werden keine ausgehenden Marketing- oder Werbenachrichten versandt.

Für den Empfang eingehender Telefonanrufe nutzen wir Dienste der Twilio Inc., 375 Beale Street, Suite 300, San Francisco, CA 94105, USA sowie deren europäischen Niederlassung.

Zweck der Verarbeitung

• Entgegennahme eingehender Telefonanrufe
• Aufzeichnung und automatisierte Transkription des Gesprächsinhalts (via OpenAI Whisper, nach Hinweis)
• Ermittlung des zuständigen Ansprechpartners anhand der Anrufer-Telefonnummer
• Weiterleitung des Gesprächsprotokolls (Transkript) als E-Mail an den ermittelten Ansprechpartner
• Protokollierung von Anrufdaten für Nachweis- und Nachvollziehbarkeitszwecke

Verarbeitete Daten

• Anrufer-Telefonnummer
• Zeitpunkt und Dauer des Anrufs
• Gesprächsaufzeichnung (Audiodatei) nach Hinweis zu Anrufbeginn
• Transkription des Gesprächs als Text
• Twilio-interne Anruf-ID (Call SID)

Auftragsverarbeitung mit Twilio

Mit Twilio besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO. Twilio verarbeitet Daten als Auftragsverarbeiter ausschließlich nach unserer Weisung. Datenschutzinformationen: twilio.com/legal/privacy

Nach Eingang einer Sprachnachricht oder eines Anrufs durchläuft Ihre Nachricht folgenden automatisierten Verarbeitungsprozess:

n8n — Workflow-Automatisierung

Die gesamte Verarbeitungslogik wird über n8n (n8n GmbH, Kurfürstendamm 22, 10719 Berlin) gesteuert. n8n empfängt die Rohdaten, koordiniert die Verarbeitungsschritte und leitet Ergebnisse weiter. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO. Derzeit wird die Cloud-Version genutzt; ein Wechsel auf Self-Hosting ist vorgesehen und wird in dieser Erklärung aktualisiert.

OpenAI — Transkription (Whisper)

Zur Umwandlung von Sprache in Text nutzen wir die Whisper API von OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, Dublin 1, Irland. Die Audiodatei wird nach Abschluss der Transkription bei OpenAI nicht dauerhaft gespeichert und nicht für Modelltraining verwendet (API-Nutzungsbedingungen). Mit OpenAI besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Weitere Infos: openai.com/policies/privacy-policy

E-Mail-Zustellung des Transkripts

Das fertige Transkript wird als E-Mail-Protokoll an denjenigen internen Ansprechpartner zugestellt, der anhand der eingehenden Telefonnummer aus unserer Kontaktdatenbank ermittelt wurde. Die E-Mail enthält: Absender-Telefonnummer, Zeitstempel, Kanal (WhatsApp / Telefon) sowie den transkribierten Text.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen der DSGVO:

Art. 6 Abs. 1 lit. a — Einwilligung

Für die Aufzeichnung von Telefonaten holen wir zu Beginn des Anrufs Ihre ausdrückliche Einwilligung ein (mündlicher Hinweis mit Widerspruchsmöglichkeit). Diese Einwilligung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen, was die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Art. 6 Abs. 1 lit. b — Vertragserfüllung

Soweit die eingehende Kommunikation zur Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, stützen wir die Verarbeitung auf diese Grundlage.

Art. 6 Abs. 1 lit. c — Rechtliche Verpflichtung

In einzelnen Fällen sind wir gesetzlich verpflichtet, Kommunikationsdaten aufzubewahren (z. B. nach HGB, AO).

Art. 6 Abs. 1 lit. f — Berechtigtes Interesse

Die automatisierte Weiterleitung eingehender Nachrichten als strukturiertes E-Mail-Protokoll an den zuständigen Ansprechpartner dient unserem berechtigten Interesse an effizienter interner Kommunikationsverarbeitung. Die Verarbeitung beschränkt sich auf das notwendige Minimum und Daten werden nicht an Dritte außerhalb der definierten Verarbeitungskette weitergegeben.

Meta / WhatsApp

Meta Platforms Inc. ist im EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Datenübermittlung in die USA ist gem. Art. 45 DSGVO zulässig. Ergänzend werden Standarddatenschutzklauseln (SCC) nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO eingesetzt.

Twilio

Twilio Inc. ist ebenfalls im EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Zusätzlich greifen Standarddatenschutzklauseln. Twilio bietet EU-Rechenzentren an, die wir soweit möglich nutzen.

OpenAI (Whisper-Transkription)

OpenAI Ireland Limited sitzt in der EU; API-Anfragen laufen über Server von OpenAI LLC in den USA. OpenAI ist im EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Audiodaten werden nach Transkription nicht dauerhaft gespeichert und nicht für Modelltraining verwendet.

n8n Cloud

n8n GmbH ist in Deutschland ansässig; Cloud-Infrastruktur läuft in der EU (AWS Frankfurt). Keine Drittlandsübermittlung. Bei Wechsel auf Self-Hosting entfällt n8n als externer Auftragsverarbeiter vollständig.

Nach Ablauf werden Daten automatisiert gelöscht oder irreversibel anonymisiert, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Anfragen richten Sie bitte per E-Mail an info@engel-solutions.net. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von 30 Tagen.

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) gem. Art. 32 DSGVO ein:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der WhatsApp-Inhalte (Signal-Protokoll)
• TLS-Verschlüsselung aller API-Verbindungen (Meta, Twilio, OpenAI, n8n)
• Zugriffsbeschränkung nach Need-to-know-Prinzip
• Audiodaten werden nach Transkription nicht dauerhaft bei OpenAI gespeichert
• Automatisierte Löschroutinen nach Ablauf der Speicherfristen
• Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) wird geführt
• Regelmäßige Überprüfung der Auftragsverarbeitungsverträge

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zur Ausübung Ihrer Rechte: